Việc tra cứu hóa đơn là công việc thường xuyên phải thực hiện trong các doanh nghiệp. Tra cứu hóa đơn điện tử sẽ giúp doanh nghiệp tránh được việc sử dụng hóa đơn không hợp pháp, không hợp lệ và có phương án để cùng đối tác có phương án hóa đơn thay thế. Vậy, việc tra cứu hóa đơn điện tử cần phải thực hiện như thế nào cho hợp lệ? Cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.
Theo quy định tại Nghị định 119/2018 đã có quy định cụ thể về nguyên tắc tra cứu, sử dụng thông tin hóa đơn điện tử, theo đó:
-Bên sử dụng thông tin thực hiện truy cập, truy vấn Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để tra cứu thông tin về hóa đơn.
– Tổng cục Thuế thực hiện công khai các trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử bất hợp pháp, sử dụng bất hợp pháp hóa đơn điện tử trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để các tổ chức, cá nhân có thể tra cứu.
– Để tra cứu thông tin hóa đơn điện tử, bên sử dụng thông tin nhập thông tin hóa đơn điện tử cần tra cứu tại Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để tra cứu nội dung hóa đơn điện tử.
– Trường hợp cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền quy định có nhu cầu tra cứu thông tin về tình hình quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử của người bán là tổ chức, cá nhân kinh doanh để thực hiện các thủ tục cấp giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa, về xác minh tính hợp pháp của hàng hóa đang lưu thông trên thị trường và các thủ tục hành chính khác thì cơ quan thuế có trách nhiệm cung cấp thông tin hóa đơn điện tử cho các cơ quan, người có thẩm quyền có liên quan.
Như vậy, chỉ cần trải qua vài bước cơ bản, doanh nghiệp đã có thể dễ dàng tra cứu để biết giá trị pháp lý của hóa đơn và tránh được tình trạng sử dụng hóa đơn bất hợp pháp. Theo quy định, việc sử dụng hóa đơn bất hợp pháp sẽ khiến doanh nghiệp chịu những mức xử phạt hành chính rất nghiêm khắc, điều này không chỉ ảnh hưởng đến tài chính của doanh nghiệp, mà còn ảnh hưởng nặng nề đến uy tín của doanh nghiệp trong mắt khách hàng, đối tác.
Một số trường hợp sử dụng hóa đơn dễ gặp phải tại các doanh nghiệp hiện nay có thể kể đến như:
-Sử dụng hóa đơn giả là hóa đơn được in hoặc khởi tạo theo mẫu hóa đơn đã được phát hành của tổ chức, cá nhân khác hoặc in, khởi tạo trùng số của cùng một ký hiệu hóa đơn.
– Sử dụng hóa đơn chưa có giá trị sử dụng là hóa đơn đã được tạo theo quy định tại Thông tư 39/2014/TT-BTC theo các hình thức tự in hóa đơn, tạo hóa đơn đặt in và tạo hóa đơn điện tử, nhưng chưa hoàn thành việc thông báo phát hành hóa đơn.
– Sử dụng hóa đơn hết giá trị sử dụng là hóa đơn đã làm đủ thủ tục phát hành nhưng tổ chức, cá nhân phát hành thông báo không tiếp tục sử dụng nữa; các loại hóa đơn bị mất sau khi đã thông báo phát hành được tổ chức, cá nhân phát hành báo mất với cơ quan thuế quản lý trực tiếp; hóa đơn của các tổ chức, cá nhân đã ngừng sử dụng mã số thuế (còn gọi là đóng mã số thuế).
Hướng dẫn cách xác định ngày nộp thuế điện tử
Khai và nộp thuế điện tử như thế nào?
Do vậy, để tránh rủi ro không đáng có, khi nhận được hóa đơn, điều đầu tiên các doanh nghiệp cần phải làm ngay đó chính là việc tra cứu hóa đơn để đảm bảo tính pháp lý của tờ hóa đơn đã nhận, tránh trường hợp bị xử phạt hành chính. Hy vọng qua bài viết này đã mang đến những thông tin hữu ích cho quý khách hàng.